1. Define el perfil de la organización
Antes de buscar dinero es necesario saber qué puede ejecutar la organización, qué territorios cubre y cuál es su experiencia demostrable. Construye una ficha institucional con objeto social, años de actividad, proyectos anteriores, población atendida, capacidad administrativa, balance financiero y equipo de trabajo. Esta información ayuda a filtrar rápidamente convocatorias inviables y elegir aliados cuando se requieren competencias complementarias.
2. Comprueba la elegibilidad antes de formular
Identifica quién puede postular: persona natural, asociación, fundación, entidad territorial, empresa, universidad o consorcio. Revisa restricciones por país y domicilio, experiencia mínima, aportes propios, límites presupuestales, incompatibilidades y posibles exigencias de auditoría. Un fondo que menciona América Latina no necesariamente acepta organizaciones de todos los países de la región.
3. Extrae una matriz de requisitos
Lee las bases y registra por separado las condiciones habilitantes y los factores de evaluación. Incluye fechas, firmas, certificado de existencia y representación legal, identificación tributaria, estados financieros, avales, hojas de vida, cartas de compromiso y formatos exigidos. Designa responsables y verifica la vigencia de cada documento.
4. Formula una teoría de cambio comprensible
Describe el problema territorial con evidencias, identifica causas que realmente puedes intervenir, plantea un objetivo verificable y propone actividades coherentes. Diferencia productos —por ejemplo, talleres realizados o contenidos publicados— de resultados, como mejores competencias, prácticas o acceso a información. No prometas efectos de largo plazo que no puedas medir en el tiempo de ejecución.
5. Construye un presupuesto defendible
Calcula cantidades, tarifas, frecuencia, unidades de medida y aportes de terceros. Separa honorarios, producción, transporte, materiales, seguridad, evaluación, administración e impuestos cuando procedan. Compara la matriz financiera con el cronograma y los productos: cada actividad debe tener recursos suficientes para realizarse y soportes admisibles.
6. Presenta, conserva y aprende
Registra la fecha y hora exacta de cierre, idealmente con margen de varios días. Verifica peso y formatos permitidos, nombres de archivos, firmas y confirmación de radicación. Guarda el comprobante y la versión final enviada. Si no obtienes financiación, utiliza la evaluación y los comentarios para mejorar la siguiente propuesta.