El presupuesto es la traducción del plan de trabajo
Una propuesta creíble muestra cuánto costará ejecutar cada actividad, quién será responsable, con qué insumos y en qué momento. Evita presentar montos globales sin explicación. Divide el plan por componentes y vincula cada partida con un resultado verificable. Así facilitas la revisión del financiador y el seguimiento interno de la ejecución.
Unidades, cantidades y tarifas
Cada partida debería identificar unidad de medida, cantidad, costo unitario y subtotal. Para una escuela audiovisual, por ejemplo, separa horas de formación, alquiler de equipos, desplazamientos, refrigerios, seguros, permisos, edición, accesibilidad y entrega final. No mezcles bienes adquiridos con servicios contratados si la convocatoria los trata de forma diferente.
Aportes propios y contrapartidas
Cuando el financiador exige aportes propios, verifica si deben ser monetarios o si admite bienes, uso de espacios, personal voluntario y otros aportes en especie. Define un método de valoración soportable y conserva cartas de compromiso. Una contrapartida que no puede demostrarse genera riesgos de rechazo o incumplimiento contractual.
Gastos administrativos e impuestos
Revisa si existen topes para coordinación, contabilidad, administración, comunicación o gastos indirectos. Analiza el tratamiento tributario correspondiente según el tipo de entidad y servicio, pues una oferta económica no es equivalente al dinero disponible para actividades. Consulta con tu equipo contable la naturaleza del ingreso y de cada soporte admisible.
Control y rendición de cuentas
Crea una matriz de presupuesto aprobado, comprometido, causado y pagado. Registra responsable, comprobantes, fechas y cambios permitidos. Prepara alertas sobre variaciones significativas y exige autorizaciones previas cuando el convenio prohíba trasladar recursos libremente. El cierre financiero debe conciliar productos, pagos y evidencias técnicas.